請求書例外ワークベンチ
例示ユースケースであり、顧客事例ではありません。
発注や検収と一致しない請求書について不一致を説明し、担当者に回付します。すべての計上は財務部門が承認します。
課題
サプライヤー請求書の多くが照合に失敗し、誰も責任を持たないキューに溜まる。チームは明細を再入力し、購買担当に経緯を問い合わせ、不一致の理由がメールで解明されるまで支払いを保留している。
現在の進め方
請求書はPDFやポータルへのアップロードで届き、ERPに入力またはスキャンされ、数量、価格、入庫が一致しないと照合に失敗します。買掛金担当者が各例外を開き、発注書と入庫記録を別々に調べ、購買担当や倉庫にメールして待ちます。解決の記録は請求書ではなくメールボックスに残ります。
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簡単な概要
ワークフローの例示です。字幕付き。
文字起こし
- 発注や入庫と一致しないサプライヤーの請求書がキューで待っています。誰かが三つのシステムを開いて理由を突き止め、メールで承認を求めます。
- ワークベンチは請求書の情報を抽出して検証し、発注と入庫のデータと比較し、不一致を説明して、例外を担当者に回します。
- すべての計上と支払いは財務が承認します。不確かな抽出結果は手作業による確認に回ります。ワークベンチは提案するだけで、計上はしません。
- 測定するのは例外の滞留期間、抽出エラー、手戻りです。例示ユースケースです。貴社のケースについてご相談ください。
詳細なシナリオ
例示シナリオ。 架空の買掛金レビュー担当者が、保留中の請求書一件を、散らばった記録からレビュー済みの解決策まで追います。計上と支払いの権限は、財務が持ち続けます。 1:18
文字起こし
- サプライヤーが進捗を尋ねています。Mayaの請求書は保留中で、その理由は三つの記録に散らばっています。
- 請求書には百個、入庫記録には八十個とあります。この差に必要なのは、また転送メールを回すことではなく、エビデンスと担当者です。
- 例外ワークベンチが、抽出した内容を確認し、裏付けとなる記録を比較して、出典付きの説明を準備します。不確かなものは、手作業による確認に回ります。
- 提案された次のステップが、入庫担当者に届きます。チームには、何が欠けていて、誰が責任を持ち、まだ何を解決すべきかが見えます。
- エビデンスがそろうと、財務が解決策をレビューします。作業の準備はアシスタントが行いました。それでも、計上と支払いを承認するのは財務です。
- このワークフローは、例外の滞留期間、抽出エラー、手戻りで評価できます。御社の請求書処理は、どこで止まりますか？ぜひご相談ください。
- [エンドカード] 御社の請求書処理は、どこで止まりますか？ 請求書のワークフローについて相談する. qxorbit.ai/ja/contact
- 例示ユースケースであり、顧客事例ではありません。
提案するワークフロー
- 文書から請求書の情報を抽出し、構造化フィールドと照らして検証する
- 抽出した情報をERP内の発注書と入庫のデータと比較する
- 使用したエビデンスとともに、不一致を平易な言葉で説明する
- 説明を添えて、担当の購買担当者、入庫担当者、または買掛金責任者に例外を回す
- 計上や支払いの前に、提案する解決策を財務の承認のために提示する
人が判断を担う箇所
- すべての計上と支払いは財務が承認する。ワークベンチは提案するだけで、計上はしない
- 合意した信頼度を下回る抽出結果は、手作業による確認のためにフラグを立てる
- 回された各例外には、エビデンスと判断の履歴が付随する
プラットフォームの対応付けは、この構想を評価しうる環境を示すものです。実際の実装は、設定、ライセンス、API、データ、権限によって異なります。効果は定性的に記載しており、数値による主張には文書化されたベースラインが必要です。