इनवॉइस अपवाद वर्कबेंच

समस्या

हमारे आपूर्तिकर्ता इनवॉइस का बड़ा हिस्सा मिलान में विफल होकर ऐसी कतार में पहुँचता है जिसका स्वामित्व किसी के पास नहीं है। टीम विवरण दोबारा दर्ज करती है, संदर्भ के लिए खरीदारों के पीछे भागती है, और ईमेल से विसंगति का कारण पता लगने तक भुगतान रोके रखती है।

आज यह कैसे काम करता है

इनवॉइस PDF और पोर्टल अपलोड के रूप में आते हैं, ERP में दर्ज या स्कैन किए जाते हैं, और मात्रा, मूल्य या रसीद में असहमति होने पर मिलान में विफल हो जाते हैं। AP क्लर्क हर अपवाद खोलता है, खरीद आदेश और रसीद अलग-अलग देखता है, खरीदार या गोदाम को ईमेल करता है, और इंतज़ार करता है। समाधान नोट इनवॉइस पर नहीं, मेलबॉक्स में रहते हैं।

प्रस्तावित कार्यप्रवाह

1. दस्तावेज़ से इनवॉइस तथ्य निकालें और संरचित फ़ील्ड के विरुद्ध उन्हें सत्यापित करें
2. निकाले गए तथ्यों की तुलना ERP में उपलब्ध खरीद आदेश और रसीद डेटा से करें
3. उपयोग किए गए प्रमाण के साथ विसंगति को सरल भाषा में समझाएँ
4. स्पष्टीकरण संलग्न करके अपवाद को ज़िम्मेदार खरीदार, प्राप्तकर्ता या AP स्वामी को रूट करें
5. किसी भी पोस्टिंग या भुगतान से पहले प्रस्तावित समाधान को अधिकृति के लिए वित्त विभाग को प्रस्तुत करें

जहाँ नियंत्रण व्यक्ति के पास रहता है

• वित्त विभाग हर पोस्टिंग और भुगतान को अधिकृत करता है; वर्कबेंच प्रस्ताव देता है, पोस्ट नहीं करता
• तय विश्वास स्तर से नीचे के निष्कर्षण परिणामों को मैन्युअल जाँच के लिए चिह्नित किया जाता है
• हर रूट किए गए अपवाद के साथ प्रमाण और निर्णय इतिहास जुड़ा होता है