Workbench für Rechnungsausnahmen
Beispielhafter Anwendungsfall, keine Fallstudie.
Rechnungen, die nicht zu Bestellung oder Wareneingang passen, werden erklärt und an einen Verantwortlichen weitergeleitet; die Finanzabteilung gibt jede Buchung frei.
Das Problem
Ein großer Teil unserer Lieferantenrechnungen scheitert am Abgleich und landet in einer Warteschlange, für die niemand zuständig ist. Das Team tippt Details neu ein, fragt bei Einkäufern nach Kontext und hält die Zahlung zurück, während der Grund der Abweichung per E-Mail geklärt wird.
So läuft es heute
Rechnungen kommen als PDFs und Portal-Uploads an, werden ins ERP eingetippt oder gescannt und scheitern am Abgleich, wenn Mengen, Preise oder Wareneingänge nicht übereinstimmen. Ein Sachbearbeiter öffnet jede Ausnahme, sucht Bestellung und Wareneingang getrennt heraus, schreibt dem Einkäufer oder dem Lager und wartet. Lösungsnotizen liegen im Postfach statt an der Rechnung.
Das Szenario ansehen
Kurzüberblick
Beispielhafter Arbeitsablauf. Mit Untertiteln.
Transkript
- Lieferantenrechnungen, die nicht zur Bestellung oder zum Wareneingang passen, warten in einer Warteschlange. Jemand öffnet drei Systeme, um den Grund zu finden, und mailt dann wegen einer Freigabe.
- Die Workbench extrahiert und prüft Rechnungsdaten, vergleicht Bestell- und Wareneingangsdaten, erklärt Abweichungen und leitet Ausnahmen an ihre Verantwortlichen weiter.
- Die Finanzabteilung autorisiert jede Buchung und Zahlung. Unsichere Extraktionsergebnisse gehen in die manuelle Prüfung. Die Workbench schlägt vor; sie bucht nicht.
- Gemessen an Alter der Ausnahmen, Extraktionsfehlern und Nacharbeit. Beispielhafter Anwendungsfall. Sprechen wir über Ihren.
Ausführliches Szenario
Illustratives Szenario. Eine fiktive Rechnungsprüferin aus der Kreditorenbuchhaltung verfolgt eine gesperrte Rechnung von verstreuten Datensätzen bis zu einer geprüften Lösung. Die Finanzabteilung behält die Hoheit über Buchung und Zahlung. 1:14
Transkript
- Der Lieferant fragt nach dem Stand. Mayas Rechnung ist gesperrt, und der Grund verteilt sich auf drei Datensätze.
- Die Rechnung nennt hundert Stück. Der Wareneingang zeigt achtzig. Diese Differenz braucht Belege und einen Verantwortlichen, nicht noch eine Runde weitergeleiteter E-Mails.
- Eine Workbench für Ausnahmen prüft die extrahierten Angaben, vergleicht die zugehörigen Datensätze und bereitet eine Erklärung mit Quellen vor. Alles Unsichere geht in die manuelle Prüfung.
- Der vorgeschlagene nächste Schritt erreicht den Zuständigen im Wareneingang. Das Team kann sehen, was fehlt, wer verantwortlich ist und was noch zu klären ist.
- Sobald die Belege vollständig sind, prüft die Finanzabteilung die Lösung. Der Assistent hat die Arbeit vorbereitet. Die Finanzabteilung autorisiert weiterhin Buchung und Zahlung.
- Bewerten lässt sich der Workflow am Alter der Ausnahmen, an Extraktionsfehlern und an der Nacharbeit. Wo stockt Ihr Rechnungsprozess? Sprechen wir darüber.
- [Schlusstafel] Wo stockt Ihr Rechnungsprozess? Ihren Rechnungs-Workflow besprechen. qxorbit.ai/de/contact
- Beispielhafter Anwendungsfall, keine Fallstudie.
Vorgeschlagener Arbeitsablauf
- Rechnungsfakten aus dem Dokument extrahieren und gegen strukturierte Felder validieren
- Extrahierte Fakten mit den verfügbaren Bestell- und Wareneingangsdaten im ERP vergleichen
- Die Abweichung in verständlicher Sprache mit den verwendeten Belegen erklären
- Die Ausnahme mit angehängter Erklärung an den zuständigen Einkäufer, Warenempfänger oder Kreditorenverantwortlichen leiten
- Die vorgeschlagene Lösung der Finanzabteilung zur Autorisierung vorlegen, bevor gebucht oder gezahlt wird
Wo ein Mensch die Kontrolle behält
- Die Finanzabteilung autorisiert jede Buchung und Zahlung; die Workbench schlägt vor, sie bucht nicht
- Extraktionsergebnisse unterhalb einer vereinbarten Konfidenz werden zur manuellen Prüfung markiert
- Jede weitergeleitete Ausnahme trägt die Belege und die Entscheidungshistorie
Die Plattformzuordnung nennt die Umgebungen, in denen diese Idee geprüft werden kann. Die tatsächliche Umsetzung hängt von Konfiguration, Lizenzen, APIs, Daten und Berechtigungen ab. Der Nutzen wird qualitativ beschrieben; Zahlenangaben erfordern eine dokumentierte Ausgangsbasis.