發票例外工作台
示意性應用情境，並非案例研究。
與訂單或收貨不符的發票會獲得說明並轉交負責人，每筆過帳均由財務授權。
問題
我們有很大一部分供應商發票未通過比對，落入無人負責的佇列。團隊重複輸入細節、向採購人員追問情境資訊，並在透過電子郵件釐清不符原因的期間暫停付款。
目前做法
發票以 PDF 與入口網站上傳的形式送達，經輸入或掃描進入 ERP，並在數量、價格或收貨不一致時比對失敗。應付帳款人員逐一開啟每個例外，分別查詢採購訂單與收貨記錄，寄信給採購人員或倉儲，然後等待。解決過程的備註留在信箱裡，而非發票上。
查看情境
快速概覽
示意性工作流程。含字幕。
逐字稿
- 與訂單或收貨不符的供應商發票在佇列裡等待。有人打開三套系統找出原因，再寄信請求核准。
- 工作台擷取並驗證發票事實，比對訂單與收貨資料，說明不符之處，並將例外路由給負責人。
- 財務人員授權每筆過帳與付款。不確定的擷取結果交由人工檢查。工作台僅提出建議，不執行過帳。
- 衡量指標：例外滯留時間、擷取錯誤與重工。示意性應用情境。歡迎討論您的情境。
詳細情境
示意性情境。 一位虛構的應付帳款審核人員追蹤一張暫緩處理的發票，從分散的記錄一路到經過檢視的解決方案。過帳與付款的決定權，仍在財務人員手中。 1:09
逐字稿
- 供應商想知道最新進度。Maya 手上的發票被暫緩處理，而原因分散在三筆記錄裡。
- 發票顯示一百件。收貨記錄顯示八十件。這個差異需要證據和負責人，而不是又一輪的轉寄郵件。
- 例外工作台檢查擷取出的細節、比對佐證記錄，並準備附來源的說明。任何不確定的內容，都交由人工檢查。
- 建議的下一步送達收貨負責人。團隊可以看到缺少什麼、由誰負責，以及還有哪些問題待解決。
- 證據齊全後，由財務人員檢視解決方案。助理已備妥相關工作，過帳與付款仍由財務人員授權。
- 這個工作流程可以透過例外滯留時間、擷取錯誤與重工來評估。您的發票流程卡在哪裡？讓我們一起來討論。
- [片尾] 您的發票流程卡在哪裡？ 討論您的發票流程. qxorbit.ai/zh-hant/contact
- 示意性應用情境，並非案例研究。
建議的工作流程
- 從文件中擷取發票事實，並對照結構化欄位驗證
- 將擷取的事實與 ERP 中可用的採購訂單及收貨資料比對
- 以淺白語言說明不符之處，並附上所用的證據
- 將例外連同說明路由給負責的採購人員、收貨人員或應付帳款負責人
- 在任何過帳或付款之前，將建議的解決方案呈交財務人員授權
人員保有掌控權的環節
- 財務人員授權每筆過帳與付款；工作台僅提出建議，不執行過帳
- 低於協議信心水準的擷取結果標記為需人工檢查
- 每個路由的例外皆附帶證據與決策歷程
平台對應僅表示可評估此構想的環境。實際導入取決於設定、授權、API、資料與權限。效益以定性方式描述；數值化的主張需有書面記錄的基準。