Mesa de trabajo de excepciones de facturas
Caso de uso ilustrativo, no un caso de éxito.
Las facturas que no coinciden con el pedido o la recepción se explican y se derivan a un responsable, y Finanzas autoriza cada contabilización.
El problema
Una gran parte de nuestras facturas de proveedor no supera la conciliación y acaba en una cola de la que nadie se hace cargo. El equipo vuelve a teclear datos, persigue a los compradores en busca de contexto y retiene el pago mientras se aclara por correo el motivo de la discrepancia.
Cómo funciona hoy
Las facturas llegan como PDF y cargas en el portal, se teclean o escanean en el ERP y fallan la conciliación cuando las cantidades, los precios o las recepciones no coinciden. Un administrativo de cuentas a pagar abre cada excepción, consulta el pedido de compra y la recepción por separado, escribe al comprador o al almacén y espera. Las notas de resolución viven en el buzón de correo y no en la factura.
Vea el escenario
Resumen rápido
Flujo de trabajo ilustrativo. Subtitulado.
Transcripción
- Las facturas de proveedor que no cuadran con el pedido o la recepción esperan en una cola. Alguien abre tres sistemas para averiguar por qué y luego pide una aprobación por correo.
- La mesa de trabajo extrae y valida la factura, compara pedido y recepción, explica discrepancias y enruta cada excepción a su responsable.
- Finanzas autoriza cada contabilización y pago. Los resultados de extracción inciertos pasan a revisión manual. La mesa de trabajo propone; no contabiliza.
- Medido en antigüedad de excepciones, errores de extracción y retrabajo. Caso de uso ilustrativo. Hablemos del suyo.
Escenario detallado
Escenario ilustrativo. Una revisora ficticia de cuentas a pagar sigue una factura retenida desde registros dispersos hasta una resolución revisada. Finanzas conserva la autoridad sobre la contabilización y el pago. 1:14
Transcripción
- El proveedor pide novedades. La factura de Maya está retenida, y el motivo está repartido entre tres registros.
- La factura indica cien unidades. El registro de recepción de mercancías indica ochenta. Esa diferencia necesita evidencia y un responsable, no otra ronda de correos reenviados.
- Una mesa de trabajo de excepciones comprueba los datos extraídos, compara los registros de respaldo y prepara una explicación con fuentes. Todo lo incierto pasa a revisión manual.
- El siguiente paso propuesto llega al responsable de recepción. El equipo puede ver qué falta, quién es responsable y qué queda por resolver.
- Una vez completa la evidencia, finanzas revisa la resolución. El asistente ha preparado el trabajo. Finanzas sigue autorizando la contabilización y el pago.
- El flujo de trabajo puede evaluarse mediante la antigüedad de las excepciones, los errores de extracción y el retrabajo. ¿Dónde se atasca su proceso de facturas? Hablemos de ello.
- [Cierre] ¿Dónde se atasca su proceso de facturas? Hablemos de su flujo de facturas. qxorbit.ai/es/contact
- Caso de uso ilustrativo, no un caso de éxito.
Flujo de trabajo propuesto
- Extraer los datos de la factura del documento y validarlos frente a los campos estructurados
- Comparar los datos extraídos con los datos disponibles del pedido de compra y la recepción en el ERP
- Explicar la discrepancia en lenguaje claro con la evidencia utilizada
- Enrutar la excepción al comprador, receptor o responsable de cuentas a pagar correspondiente, con la explicación adjunta
- Presentar la resolución propuesta a finanzas para su autorización antes de cualquier contabilización o pago
Dónde mantiene el control una persona
- Finanzas autoriza cada contabilización y pago; la mesa de trabajo propone, no contabiliza
- Los resultados de extracción por debajo de un nivel de confianza acordado se marcan para comprobación manual
- Cada excepción enrutada lleva la evidencia y el historial de decisiones
La asignación a plataformas indica los entornos en los que evaluar esta idea. La implementación real depende de la configuración, las licencias, las API, los datos y los permisos. Los beneficios se expresan de forma cualitativa; las afirmaciones numéricas requieren una línea base documentada.