आपूर्तिकर्ता ऑनबोर्डिंग सहायता
उपयोग का उदाहरण, ग्राहक केस स्टडी नहीं।
आपूर्तिकर्ता के दस्तावेज़ों की जाँच चेकलिस्ट से की जाती है, छूटे हुए साक्ष्य चिह्नित होते हैं और मंज़ूरियाँ रूट की जाती हैं; ऑनबोर्डिंग का निर्णय अधिकृत कर्मचारी लेते हैं।
समस्या
नए आपूर्तिकर्ता कई चरणों में दस्तावेज़ भेजते हैं, और हमें तभी पता चलता है कि क्या छूटा है जब कोई फ़ाइल की समीक्षा तक पहुँचता है। अनुमोदन उन लोगों पर अटके रहते हैं जिन्हें पता ही नहीं कि अनुरोध उनके पास लंबित है।
आज यह कैसे काम करता है
अनुरोधकर्ता आपूर्तिकर्ता को ऑनबोर्ड करने के लिए खरीद विभाग को ईमेल करता है। आपूर्तिकर्ता कर फ़ॉर्म, बैंक विवरण, बीमा प्रमाणपत्र और नीति स्वीकृतियाँ ईमेल या पोर्टल से भेजता है। खरीद विश्लेषक हर दस्तावेज़ को चेकलिस्ट से जाँचता है, छूटे हुए दस्तावेज़ माँगता है, और ERP में वेंडर रिकॉर्ड बनने से पहले पैकेज अनुमोदन के लिए अनुपालन और वित्त विभाग को अग्रेषित करता है।
परिदृश्य देखें
उदाहरणात्मक कार्यप्रवाह। उपशीर्षक सहित।
प्रतिलेख
- आपूर्तिकर्ता की ऑनबोर्डिंग का मतलब है खरीद, वित्त और अनुपालन में फैले दस्तावेज़, फ़ॉर्म और जाँचें। हर चरण अपने से पहले वाले की प्रतीक्षा करता है।
- कार्यप्रवाह आपूर्तिकर्ता के दस्तावेज़ चेकलिस्ट से मिलाता है, छूटे या असंगत प्रमाण चिह्नित करता है, अनुमोदन सारांश तैयार करता है और अनुमोदन ट्रैक करता है।
- अधिकृत कर्मचारी ऑनबोर्डिंग अनुमोदित करते हैं और वेंडर रिकॉर्ड बनाते हैं। बैंक विवरण बदलने पर अलग मानवीय सत्यापन आवश्यक है।
- पूर्णता और ऑनबोर्डिंग चक्र समय से मापा जाता है। उपयोग का एक उदाहरण। आइए आपके मामले पर चर्चा करें।
प्रस्तावित कार्यप्रवाह
- जमा किए गए दस्तावेज़ एकत्र करें और उन्हें आवश्यक प्रमाण चेकलिस्ट से मिलाएँ
- छूटे हुए, समाप्त या असंगत प्रमाण पहचानें और आपूर्तिकर्ता के लिए अनुरोध का मसौदा बनाएँ
- हर अनुमोदक के लिए प्रासंगिक प्रमाण उजागर करते हुए पैकेज का सारांश बनाएँ
- तय क्रम में अनुमोदन रूट करें और ट्रैक करें कि अनुरोध कहाँ प्रतीक्षारत है
- अनुमोदित पैकेज उस व्यक्ति को सौंपें जो वेंडर रिकॉर्ड बनाता है
जहाँ नियंत्रण व्यक्ति के पास रहता है
- संवेदनशील आपूर्तिकर्ता डेटा तक एक्सेस केवल उन्हीं भूमिकाओं तक सीमित है जिन्हें इसकी आवश्यकता है
- ऑनबोर्डिंग निर्णय और वेंडर रिकॉर्ड निर्माण एक अधिकृत व्यक्ति द्वारा किया जाता है
- बैंक विवरण में बदलाव के लिए हमेशा अलग मानवीय सत्यापन चरण आवश्यक है
प्लेटफ़ॉर्म मैपिंग उन परिवेशों को दर्शाती है जिनमें इस विचार का मूल्यांकन किया जा सकता है। वास्तविक कार्यान्वयन कॉन्फ़िगरेशन, लाइसेंस, API, डेटा और अनुमतियों पर निर्भर करता है। लाभ गुणात्मक रूप से बताए गए हैं; संख्यात्मक दावों के लिए प्रलेखित आधार-रेखा आवश्यक है।