供應商導入支援
示意性應用情境，並非案例研究。
依核對清單檢查供應商文件，標示缺漏的證明，並依流程送交簽核；供應商登錄決定由獲授權的人員作出。
問題
新供應商分多輪寄送文件，而我們要等到有人抽空檢視檔案時，才發現缺了什麼。簽核停在不知道請求正等著自己處理的人手上。
目前做法
請求者寄信給採購部門申請導入供應商。供應商透過電子郵件或入口網站寄送稅務表單、銀行資料、保險證明與政策確認書。採購分析師依檢查清單逐一核對文件、索取缺漏項目，並將整套資料轉交法遵與財務核准，之後才在 ERP 中建立供應商記錄。
查看情境
示意性工作流程。含字幕。
逐字稿
- 導入一家供應商意味著橫跨採購、財務與法遵的文件、表單與查核。每一步都在等前一步。
- 工作流程對照檢查清單核對供應商文件，標記缺漏或不一致的證據，準備核准摘要，並追蹤簽核進度。
- 授權人員核准導入並建立供應商記錄。銀行資料變更需要獨立的人工驗證。
- 衡量指標：完整度與導入週期時間。示意性應用情境。歡迎討論您的情境。
建議的工作流程
- 收集已提交的文件，並與所需證據檢查清單比對
- 找出缺漏、過期或不一致的證據，並草擬給供應商的補件請求
- 為每位核准人摘要整套資料，並突顯相關證據
- 依協議順序路由簽核，並追蹤請求目前停留在何處
- 將核准的整套資料交給負責建立供應商記錄的人員
人員保有掌控權的環節
- 敏感供應商資料的存取限於需要的角色
- 導入決定與供應商記錄的建立由授權人員執行
- 銀行資料變更一律需要獨立的人工驗證步驟
平台對應僅表示可評估此構想的環境。實際導入取決於設定、授權、API、資料與權限。效益以定性方式描述；數值化的主張需有書面記錄的基準。