サプライヤーオンボーディング支援
例示ユースケースであり、顧客事例ではありません。
サプライヤーの書類をチェックリストと照合し、不足する証憑を指摘し、承認を回付します。登録の判断は権限を持つ担当者が行います。
課題
新規サプライヤーは文書を何度かに分けて送ってくるが、何が不足しているかは誰かがファイルを確認する段になって初めて分かる。承認は、依頼が自分のところで止まっていることを知らない人のもとで待たされている。
現在の進め方
依頼者がサプライヤーのオンボーディングを調達部門にメールで依頼します。サプライヤーは税務書類、銀行口座情報、保険証明書、方針の同意書をメールまたはポータルで送ります。調達アナリストが各文書をチェックリストと照らして確認し、不足分を依頼し、ERPでベンダーレコードが作成される前に、一式をコンプライアンスと財務の承認に回します。
シナリオを見る
ワークフローの例示です。字幕付き。
文字起こし
- サプライヤーのオンボーディングには、購買、財務、コンプライアンスにまたがる文書、フォーム、確認が伴います。各ステップは前のステップを待ちます。
- ワークフローはサプライヤーの文書をチェックリストに照らして確認し、不足や不整合のあるエビデンスを指摘し、承認用の要約を準備して、承認を追跡します。
- 権限を持つ担当者がオンボーディングを承認し、ベンダーレコードを作成します。銀行口座情報の変更には人による別途の確認が必要です。
- 測定するのは完全性とオンボーディングのサイクルタイムです。例示ユースケースです。貴社のケースについてご相談ください。
提案するワークフロー
- 提出された文書を収集し、必要なエビデンスのチェックリストと突き合わせる
- 不足、期限切れ、不整合のあるエビデンスを特定し、サプライヤーへの依頼を下書きする
- 各承認者向けに、関連するエビデンスを強調した一式の要約を作成する
- 合意した順序で承認を回し、依頼がどこで待っているかを追跡する
- 承認された一式を、ベンダーレコードを作成する担当者に引き渡す
人が判断を担う箇所
- 機微なサプライヤーデータへのアクセスは、必要とする役割に限定する
- オンボーディングの決定とベンダーレコードの作成は、権限を持つ人が行う
- 銀行口座情報の変更には、常に人による別途の確認ステップを要する
プラットフォームの対応付けは、この構想を評価しうる環境を示すものです。実際の実装は、設定、ライセンス、API、データ、権限によって異なります。効果は定性的に記載しており、数値による主張には文書化されたベースラインが必要です。