Unterstützung beim Lieferanten-Onboarding
Beispielhafter Anwendungsfall, keine Fallstudie.
Lieferantendokumente werden gegen die Checkliste geprüft, fehlende Nachweise markiert und Freigaben weitergeleitet; die Onboarding-Entscheidung treffen berechtigte Mitarbeitende.
Das Problem
Neue Lieferanten schicken Dokumente in mehreren Runden, und wir merken erst, was fehlt, wenn jemand dazu kommt, die Akte zu prüfen. Freigaben warten auf Personen, die nicht wissen, dass die Anfrage bei ihnen liegt.
So läuft es heute
Ein Anforderer schreibt dem Einkauf, um einen Lieferanten anzulegen. Der Lieferant schickt Steuerformulare, Bankdaten, Versicherungsnachweise und Richtlinienbestätigungen per E-Mail oder Portal. Ein Einkaufsanalyst prüft jedes Dokument gegen eine Checkliste, fordert Fehlendes an und leitet das Paket zur Freigabe an Compliance und Finanzen weiter, bevor der Lieferantenstammsatz im ERP angelegt wird.
Das Szenario ansehen
Beispielhafter Arbeitsablauf. Mit Untertiteln.
Transkript
- Einen Lieferanten aufzunehmen bedeutet Dokumente, Formulare und Prüfungen über Einkauf, Finanzen und Compliance hinweg. Jeder Schritt wartet auf den davor.
- Der Workflow prüft Lieferantendokumente gegen die Checkliste, markiert fehlende oder widersprüchliche Nachweise, bereitet Freigabezusammenfassungen vor und verfolgt die Freigaben.
- Befugte Mitarbeitende geben das Onboarding frei und legen den Lieferantenstammsatz an. Bankdatenänderungen erfordern eine separate menschliche Verifizierung.
- Gemessen an Vollständigkeit und Durchlaufzeit des Onboardings. Beispielhafter Anwendungsfall. Sprechen wir über Ihren.
Vorgeschlagener Arbeitsablauf
- Eingereichte Dokumente sammeln und der Checkliste erforderlicher Nachweise zuordnen
- Fehlende, abgelaufene oder widersprüchliche Nachweise erkennen und die Anfrage an den Lieferanten entwerfen
- Das Paket für jeden Freigebenden zusammenfassen, mit den relevanten Nachweisen hervorgehoben
- Freigaben in der vereinbarten Reihenfolge weiterleiten und verfolgen, wo die Anfrage wartet
- Das freigegebene Paket an die Person übergeben, die den Lieferantenstammsatz anlegt
Wo ein Mensch die Kontrolle behält
- Der Zugriff auf sensible Lieferantendaten ist auf die Rollen beschränkt, die ihn benötigen
- Die Onboarding-Entscheidung und die Anlage des Lieferantenstammsatzes erfolgen durch eine befugte Person
- Änderungen an Bankdaten erfordern immer einen separaten menschlichen Verifizierungsschritt
Die Plattformzuordnung nennt die Umgebungen, in denen diese Idee geprüft werden kann. Die tatsächliche Umsetzung hängt von Konfiguration, Lizenzen, APIs, Daten und Berechtigungen ab. Der Nutzen wird qualitativ beschrieben; Zahlenangaben erfordern eine dokumentierte Ausgangsbasis.