Помощь при закрытии периода и сверке
Иллюстративный сценарий использования, а не кейс клиента.
Собираются данные для сверки, расхождения помечаются и объясняются в черновике, а исключения направляются бухгалтеру на проверку и проводку.
Проблема
При каждом закрытии команда выгружает одни и те же отчёты, сопоставляет их в таблицах и пишет одни и те же объяснения для одних и тех же видов расхождений. Люди, которые лучше всего могут оценить необычную позицию, заняты механической частью.
Как это работает сегодня
Бухгалтеры выгружают остатки вспомогательных регистров и главной книги, банковские выписки и отчёты по внутригрупповым операциям, затем сверяют их в таблицах. Расхождения исследуются поиском транзакций и перепиской с коллегами. Объяснения записываются в рабочий документ, проверяются, а корректирующие проводки вводятся вручную.
Посмотрите сценарий
Иллюстративный рабочий процесс. С субтитрами.
Текстовая версия
- При закрытии периода расхождения между вспомогательной и главной книгами обнаруживают поздно и объясняют в таблицах. Бухгалтеры тратят время на их выяснение вместо проверки.
- Ассистент собирает подтверждения, отмечает расхождения, готовит черновики объяснений и направляет необычные позиции бухгалтеру. Выводы и предлагаемые проводки идут на проверку.
- Бухгалтер проверяет каждый вывод и утверждает каждую проводку. Объяснения остаются черновиками, пока проверяющий их не подпишет.
- Измеряем неразрешённые исключения и трудозатраты на проверку. Иллюстративный сценарий использования. Давайте обсудим ваш.
Предлагаемый рабочий процесс
- Собрать подтверждения для каждой сверки из ERP и согласованных внешних источников
- Отметить расхождения и сгруппировать их по вероятной причине на основе известных шаблонов
- Подготовить черновик объяснения для каждого расхождения с подтверждающими транзакциями
- Направить необъяснённые или необычные позиции ответственному бухгалтеру
- Представить выводы и предлагаемые корректирующие проводки на проверку до проводки
Где контроль остаётся за человеком
- Бухгалтер проверяет каждый вывод и утверждает каждую проводку
- Черновики объяснений помечены как черновики, пока проверяющий их не подпишет
- Группировка по известным шаблонам периодически пересматривается, чтобы не скрывать новые проблемы
Привязка к платформам указывает среды, в которых имеет смысл оценить эту идею. Фактическая реализация зависит от конфигурации, лицензий, API, данных и прав доступа. Преимущества описаны качественно; числовые утверждения требуют задокументированной базовой линии.