Assistance à la clôture et au rapprochement
Cas d'usage illustratif, pas une étude de cas.
Les justificatifs de rapprochement sont rassemblés, les écarts signalés et expliqués en brouillon, et les exceptions acheminées vers un comptable pour revue et comptabilisation.
Le problème
À chaque clôture, l'équipe extrait les mêmes rapports, les aligne dans des tableurs et rédige les mêmes types d'explications pour les mêmes types d'écarts. Les personnes les mieux placées pour juger un élément inhabituel sont occupées par la partie mécanique.
Comment cela fonctionne aujourd'hui
Les comptables exportent les soldes des comptabilités auxiliaires et du grand livre, les relevés bancaires et les rapports intra-groupe, puis les rapprochent dans des tableurs. Les écarts sont investigués en recherchant les transactions et en envoyant des e-mails aux collègues. Les explications sont rédigées dans un dossier de travail, revues, et les écritures d'ajustement sont saisies manuellement.
Voir le scénario
Flux de travail illustratif. Sous-titré.
Transcription
- À la clôture, les écarts entre les livres auxiliaires et le grand livre sont détectés tard. Les comptables les expliquent dans des tableurs et les recherchent au lieu de se consacrer à la revue.
- L'assistant assemble les preuves, signale les écarts, rédige des explications et route les éléments inhabituels vers un comptable. Conclusions et écritures proposées partent en revue.
- Un comptable revoit chaque conclusion et approuve chaque comptabilisation. Les explications restent des brouillons jusqu'à validation par le réviseur.
- Mesuré sur exceptions non résolues et effort de revue. Cas d'usage illustratif. Parlons du vôtre.
Flux de travail proposé
- Assembler les preuves de chaque rapprochement à partir de l'ERP et des sources externes convenues
- Signaler les écarts et les regrouper par cause probable à l'aide de schémas connus
- Rédiger une explication pour chaque écart avec les transactions qui l'étayent
- Router les éléments inexpliqués ou inhabituels vers le comptable responsable
- Présenter les conclusions et toute écriture d'ajustement proposée pour revue avant comptabilisation
Où une personne garde le contrôle
- Un comptable revoit chaque conclusion et approuve chaque comptabilisation
- Les explications rédigées sont marquées comme brouillons jusqu'à validation par un réviseur
- Le regroupement par schémas connus est revu périodiquement pour ne pas masquer de nouveaux problèmes
Les correspondances de plateformes indiquent les environnements dans lesquels évaluer cette idée. La mise en œuvre réelle dépend de la configuration, des licences, des API, des données et des autorisations. Les bénéfices sont exprimés de manière qualitative ; toute affirmation chiffrée exige une base de référence documentée.